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por Vivo Seu Dinheiro

Não sabe como organizar documentos? Veja algumas dicas

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Todos os anos é a mesma situação. Quando chega a época de fazer aquela limpeza na papelada, ninguém sabe por onde começar. Exceto contadores ou profissões similares, a maioria dos cidadãos não sabe como organizar documentos de forma eficaz. Para ajudar, elaboramos algumas dicas.

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Quando um produto ou serviço fornece nota fiscal, é importante guardá-la. Foto: iStock, by Getty Images

Como organizar documentos ou guardá-los por tipo?

Cada comprovante, contrato, apólice ou outras formas de comprovação pode ter um tempo diferente de validade. Por isso, não há como organizar documentos de uma só maneira, mantendo-os no mesmo prazo. Observe as diferenças.

Serviços contínuos: Água, energia elétrica, mensalidade escolar, TV por assinatura e faturas do cartão de crédito devem ser guardados por um período de cinco anos. E há como organizar documentos desse tipo sem ocupar tanto espaço – ao menos para os serviços essenciais. Por lei, os fornecedores são obrigados a enviar uma declaração de quitação anual.

Seguro: A apólice deve ser guardada por um ano após o término da vigência.

Condomínio: Os comprovantes devem ser guardados por 10 anos após a entrega das chaves.

Aluguel: Diferentemente do condomínio, os comprovantes devem ser guardados por três anos após a entrega das chaves.

Convênio médico: Durante todo o período em que estiver vigente a cobertura do convênio.

Compra de imóvel: A proposta, o contrato e todos os comprovantes de pagamento devem ser guardados até a lavratura e registro da escritura, independe de se tratar de casa, apartamento ou terreno.

Notas fiscais: Quando um produto ou serviço fornece nota fiscal, é importante guardá-la enquanto durar o bem ou o serviço. Alguns produtos podem apresentar os chamados ‘vícios ocultos’ mesmo após o prazo de garantia.

Garantia: Assim como organizar documentos e notas fiscais é importante por toda a vida útil de um produto, o certificado de garantia segue a mesma lógica.

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Veja como organizar documentos para o IR

Outro questionamento constante do cidadão é como organizar documentos para fazer a declaração do Imposto de Renda (IR). Neste caso, a necessidade é de guardar comprovantes de rendimentos e outros de despesas que podem ser deduzidas.

Entre os rendimentos, é preciso comprovar salários, pensões, aluguéis ou outras fontes de renda, como saldos de conta corrente, aplicações em fundos de investimento ou previdência privada. Já as despesas dedutíveis são relativas a saúde (consultas, cirurgias, etc) e educação formal (ensino médio e superior), do declarante ou dependente.

Outras movimentações financeiras importantes, como a compra e venda de imóveis ou veículos – realizadas no ano-calendário da declaração – devem ser registradas no Imposto de Renda.

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